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【書類整理】ホームファイリングなら簡単♪新年度に向けて子どもの書類整理

我が家の子ども達4人。

先日、全員が春休みに入りました♪

この時期行うのは、教科書と1年間保管していた書類の整理です。

ホームファイリングで管理している我が家。

個別フォルダへ挟むだけなので、破棄も簡単にできます。

新学期に向けての準備、書類整理についてです。

目次

ホームファイリング

書類管理方法は、ホームファイリング

個別フォルダに挟み、立てて並べるだけ。

家中の書類を、この形で管理しています。

とにかく探しやすく、管理しやすいです。

子ども達に関する個別フォルダは1年経つと、結構厚みが出ています。

書類を全て出してチェック

必要なくなった書類は、破棄です。

基本、子ども達の書類は、毎年春にメンテナンス。

これだけで、書類管理を維持することが可能です。

春に行う書類整理の進め方

書類整理の進め方は、以下の順番で。

片づけとあまり変わりません。

STEP
個別フォルダを取り出す

キャビネットから、該当する個別フォルダを出す

STEP
個別フォルダから書類を全部出す

個別フォルダから、書類を全て出す(1冊ずつ)

STEP
要不要を分ける

要らない書類は破棄

次年度も使う書類は、そのまま個別フォルダへ

使用しないけれど保存するものは、思い出ボックスへ移動

STEP
元の場所へ個別フォルダを戻す

元の場所へ、個別フォルダを戻す

1)個別フォルダを取り出す

まず最初に、子ども達に関わる個別フォルダを収納から出します。

厚みが~💦

我が家では、気持ちが書かれた作文、観察日記、運動の記録など、授業の作品なども個別フォルダへ。

持ち帰った時に、要不要の判断はしますが、保管したいものをこちらへ入れています。

その為、年度終わり頃には厚みが💦

年度末まで…と頑張り過ぎてしまいました~(^^;)

取り出す時は、右手で個別フォルダの本体を持つことが基本。

つい、飛び出している「見出し」を掴みたくなるかもしれませんが、NG行為です。

見出しを掴むと、大切なタイトルが折れたり破れたりしてしまいますよ。

ちなみに我が家では、「イトーキ」の段ボール製キャビネットへ収納。

見た感じは可愛いのですが、出し入れが少し大変です。

上の引き出しは支えないと、引き出しが重い~💦

書類って、重いですからね。

ただ、「段ボール」というのが決め手に。

キャビネット自体の破棄のしやすさを優先しました。

個別フォルダを「ファイルボックス」へ入れる場合、収納スペースとして、奥行約32㎝ほど必要です。

書類は重いので、PP製のボックスや、紙製でも横幅が15㎝になると、とても重くなります。

書類を保管するスペースが必要なので、ご家庭に合った方法・場所を見つけてみてくださいね。

2)個別フォルダから書類を全部出す

個別フォルダの整理は、1冊ずつ。

個別フォルダは、「見出し」の山が右下へくるように置きます

そして、左手で表紙を開く。

このように、所作のルールがあるのは、中の書類が表裏・上下が入り交じることがないように。

書類の向きが揃うことで、作業効率も良く、ストレスなく作業できるのです。

所作のルールは、意外と見逃しがちなポイントでは?

実は、「投げ込み」式ではないのです。

個別フォルダごと取り出さずに、紙を上から入れるだけだと、問題が発生しやすく維持できないことも。

もちろん使いやすく、管理できるのであれば大丈夫。

ただ、基本的な扱い方があるのも、管理を楽にするためです。

慣れれば簡単なので、意識してみてくださいね。

3)要不要を分ける

要不要を判断、分けていきます。

書類を全部出すのは、全ての書類に目を通すため

曖昧な書類を置いておかないためです。

つい、破棄することに意識が向きがちかもしれませんが、大切なのは「把握すること」

しっかり書類と向き合った方が、その後の作業や維持が楽になりますよ。

学校の書類には、一過性のもの・次年度に先送りするものがありますね。

毎年更新するものは、基本破棄。

その学年でしか必要としないもの、などですね。

次年度に先送りするものもあります。

それでも、破棄する書類は大量に出ました。

書類が破棄できない!には、「破棄した後、もし必要になったらどうしよう…」が多いような気がします。

これは、「必要になった時に、再度手に入れることができるか?」を、明確にしておくことで解決できるかもしれません。

書類の破棄には、安心が必要なのですね。

再度手に入れる方法を知っていれば、判断しやすいと思います。

判断の基準としてみては、いかかでしょうか。

教科書や授業プリントは、子ども達それぞれが判断。

我が家の長女などは、また学校で手に入ると知っているため、破棄の判断がとても速いです(笑)

何度も経験することで、上手になっていきますよ。

4)元の場所へ個別フォルダを戻す

個別フォルダから、「思い出」へ移動するものもあったりします。

思い出ボックスは、子ども1人につき1箱。

我が家では、学校から持ち帰った書類系の作品は、個別フォルダへ挟んでおきます。

そして、学年が終わる春に全体量を把握、選ぶように。

気持ちが書かれた作文、観察日記、運動の記録など、授業の作品などから厳選。

学校から持ち帰る成績表のファイルへ全てまとめ、思い出ボックスへ。

いつ頃からか、成績表はリフィルファイルで頂くように。

空きがあるので、保管したいものを一緒に入れて、そのまま利用・保管しています。

整理した個別フォルダは、元の場所へ戻し、新年度を迎えます。

学校関連の個別フォルダの整理は、このような感じです。

まとめ

新年度は慌ただしく、書類の量も多いです。

その為、新年度を迎える前に整理をするように。

この時期に整理をしても、新年度には更新されたりすることも…

ですが、この時期に書類全部へ目を通すことで、切り替えがスムーズになるのです。

新しい書類を挟む時に、破棄すれば良いだけになるから。

これも、書類を把握していたからこそ出来ること。

そして何よりも、個別フォルダがパンパンでは、使い勝手が悪いのです。

適切な厚み(約1㎝)には理由があります。

重みでタイトルが沈んで探しにくくなったり、個別フォルダ内の把握も大変に。

厚みが1㎝を超えたら、2つに「分ける」と良いですよ。

書類は、把握することが大切。

一区切りした今、ぜひ取りかかってみてくださいね♪

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