我が家の子ども達４人。
先日、全員が春休みに入りました♪
この時期行うのは、教科書と１年間保管していた書類の整理です。
ホームファイリングで管理している我が家。
個別フォルダへ挟むだけなので、破棄も簡単にできます。
新学期に向けての準備、書類整理についてです。
ホームファイリング
書類管理方法は、ホームファイリング。
個別フォルダに挟み、立てて並べるだけ。
家中の書類を、この形で管理しています。
とにかく探しやすく、管理しやすいです。
子ども達に関する個別フォルダは１年経つと、結構厚みが出ています。
書類を全て出してチェック。
必要なくなった書類は、破棄です。
基本、子ども達の書類は、毎年春にメンテナンス。
これだけで、書類管理を維持することが可能です。
春に行う書類整理の進め方
書類整理の進め方は、以下の順番で。
片づけとあまり変わりません。
キャビネットから、該当する個別フォルダを出す
個別フォルダから、書類を全て出す（１冊ずつ）
要らない書類は破棄
次年度も使う書類は、そのまま個別フォルダへ
使用しないけれど保存するものは、思い出ボックスへ移動
元の場所へ、個別フォルダを戻す
１）個別フォルダを取り出す
まず最初に、子ども達に関わる個別フォルダを収納から出します。
厚みが～💦
我が家では、気持ちが書かれた作文、観察日記、運動の記録など、授業の作品なども個別フォルダへ。
持ち帰った時に、要不要の判断はしますが、保管したいものをこちらへ入れています。
その為、年度終わり頃には厚みが💦
年度末まで…と頑張り過ぎてしまいました～(^^;)
取り出す時は、右手で個別フォルダの本体を持つことが基本。
つい、飛び出している「見出し」を掴みたくなるかもしれませんが、NG行為です。
見出しを掴むと、大切なタイトルが折れたり破れたりしてしまいますよ。
ちなみに我が家では、「イトーキ」の段ボール製キャビネットへ収納。
見た感じは可愛いのですが、出し入れが少し大変です。
上の引き出しは支えないと、引き出しが重い～💦
書類って、重いですからね。
ただ、「段ボール」というのが決め手に。
キャビネット自体の破棄のしやすさを優先しました。
個別フォルダを「ファイルボックス」へ入れる場合、収納スペースとして、奥行が約32㎝ほど必要です。
書類は重いので、PP製のボックスや、紙製でも横幅が15㎝になると、とても重くなります。
書類を保管するスペースが必要なので、ご家庭に合った方法・場所を見つけてみてくださいね。
２）個別フォルダから書類を全部出す
個別フォルダの整理は、１冊ずつ。
個別フォルダは、「見出し」の山が右下へくるように置きます。
そして、左手で表紙を開く。
このように、所作のルールがあるのは、中の書類が表裏・上下が入り交じることがないように。
書類の向きが揃うことで、作業効率も良く、ストレスなく作業できるのです。
所作のルールは、意外と見逃しがちなポイントでは？
実は、「投げ込み」式ではないのです。
個別フォルダごと取り出さずに、紙を上から入れるだけだと、問題が発生しやすく維持できないことも。
もちろん使いやすく、管理できるのであれば大丈夫。
ただ、基本的な扱い方があるのも、管理を楽にするためです。
慣れれば簡単なので、意識してみてくださいね。
３）要不要を分ける
要不要を判断、分けていきます。
書類を全部出すのは、全ての書類に目を通すため。
曖昧な書類を置いておかないためです。
つい、破棄することに意識が向きがちかもしれませんが、大切なのは「把握すること」
しっかり書類と向き合った方が、その後の作業や維持が楽になりますよ。
学校の書類には、一過性のもの・次年度に先送りするものがありますね。
毎年更新するものは、基本破棄。
その学年でしか必要としないもの、などですね。
次年度に先送りするものもあります。
それでも、破棄する書類は大量に出ました。
書類が破棄できない！には、「破棄した後、もし必要になったらどうしよう…」が多いような気がします。
これは、「必要になった時に、再度手に入れることができるか？」を、明確にしておくことで解決できるかもしれません。
書類の破棄には、安心が必要なのですね。
再度手に入れる方法を知っていれば、判断しやすいと思います。
判断の基準としてみては、いかかでしょうか。
教科書や授業プリントは、子ども達それぞれが判断。
我が家の長女などは、また学校で手に入ると知っているため、破棄の判断がとても速いです(笑)
何度も経験することで、上手になっていきますよ。
４）元の場所へ個別フォルダを戻す
個別フォルダから、「思い出」へ移動するものもあったりします。
思い出ボックスは、子ども１人につき１箱。
我が家では、学校から持ち帰った書類系の作品は、個別フォルダへ挟んでおきます。
そして、学年が終わる春に全体量を把握、選ぶように。
気持ちが書かれた作文、観察日記、運動の記録など、授業の作品などから厳選。
学校から持ち帰る成績表のファイルへ全てまとめ、思い出ボックスへ。
いつ頃からか、成績表はリフィルファイルで頂くように。
空きがあるので、保管したいものを一緒に入れて、そのまま利用・保管しています。
整理した個別フォルダは、元の場所へ戻し、新年度を迎えます。
学校関連の個別フォルダの整理は、このような感じです。
まとめ
新年度は慌ただしく、書類の量も多いです。
その為、新年度を迎える前に整理をするように。
この時期に整理をしても、新年度には更新されたりすることも…
ですが、この時期に書類全部へ目を通すことで、切り替えがスムーズになるのです。
新しい書類を挟む時に、破棄すれば良いだけになるから。
これも、書類を把握していたからこそ出来ること。
そして何よりも、個別フォルダがパンパンでは、使い勝手が悪いのです。
適切な厚み（約１㎝）には理由があります。
重みでタイトルが沈んで探しにくくなったり、個別フォルダ内の把握も大変に。
厚みが１㎝を超えたら、２つに「分ける」と良いですよ。
書類は、把握することが大切。
一区切りした今、ぜひ取りかかってみてくださいね♪
