昨年11月にも分冊作業をした、介護に関する書類。
ここ最近、さらに増えたので分けることに。
書類が増えても簡単に「分ける」ことができるのが、ホームファイリング®の良いよころ。
どんな分類にするのか考えるのも、楽しい作業です。
書類の増減に対応しやすいのは、バーチカルだからこそ。
ころころと変わりやすい「介護」に関する書類に最適だと感じます。
動きのある書類こそバーチカル管理に。
介護に関する書類の分冊（分ける）作業についてです。
介護の書類が増える訳
そもそも、介護の書類が増える理由を考えてみました。
最初は、「介護」でひとまとめだった書類。
すでに、個別フォルダ３冊になっています。
- 介護保険、介護認定、医療保険、年金支給に関する書類
- 施設や用具などの契約書類、利用料領収書
- 参考資料
前回は、「認定や保険に関する書類」と、「利用する施設に関する書類」に分けました。
今回増えたのは、②施設や用具などの契約書類、利用料領収書
施設や用具などの契約書類、その利用料領収書をまとめた個別フォルダです。
これは単純に、様々な支援を受けるようになり、利用する機会が増えたから。
その時々に、契約・サインが必要。
なので増えるのは当然です。
しかも、状況が急変することがとても多い。
次々と変わる状況に、都度対応していくほかありません。
対応するごとに、書類が増えるのですね。
だからこそ、書類整理をしておく必要性を感じます。
個別フォルダを分冊（分ける）
今回は、施設や用具などの契約書類、利用料領収書に関する個別フォルダを分冊。
「介護事業所に関する書類」と「施設・用具に関する書類」に分けることに。
元々、介護事業所に関する書類は、一つのファイルへ収められ、ケアマネージャーから手渡されていました。
「居宅サービス計画書」などは、今までの経緯が分かる書類。
全て保管しています。
こちらは、頂いたファイルのまま保管。
バーチカルでしばらく保管した後の最終保管場所が、このファイルです。
「何のために持つのか？」
目的をはっきりさせれば、基準は人それぞれ。
保管方法は、それぞれメリット、デメリットを考えて選ぶと良いと思います。
さらに、「施設・用具に関する書類」も「契約書」と「領収書」に分けることにしました。
利用する場所が増えれば増えるほど、書類は増えます。
そして領収書は、それぞれ利用した場所から毎月届くのです。
これだけでも毎月書類が増えるのに、ショートステイなどを利用すればさらに！
その都度、様々な書類が一気に増えます。
その為、先を見越して今回の分冊に踏み切りました。
まとめ（分けた内容）
↓２つに分ける
- 介護事業所に関する書類
- 施設（デイサービスなど）・用具（レンタル）に関する書類
↓さらに②を分ける
- 契約書
- 領収書
ホームファイリング®の良さ
この分冊作業がすぐ出来ることが、バーチカル管理の良さ。
綴じたりしていないので、すぐに分けることが出来ます。
「挟むだけ」の最大のメリットは、ここですね。
特に増減する書類には最適。
リフィルファイルでは、書類を抜けば歯抜け状態になり、動かすか諦めるか…
というストレスが発生しますから。
もちろん動きがなく、綺麗な状態でパラパラと本のように見たい書類には、バーチカルは適していません。
ただ、色々な種類のリフィルファイルを使用したり、スティックファスナーで留めたりが出来ます。
どのように活用するのかで変わりますよ。
「面倒がない」ことは、取りかかるハードルを下げてくれます。
家の書類全てではなくても、よく使う書類だけ。
バーチカル管理へ変えて、効果を実感するのも良いですね。
まずは書類の整理。
次に個別フォルダへ挟む、並べる、だけ。
とても簡単なので、気軽に挑戦してみてくださいね♪
